Vermieter-Praxis

Wohnungsübergabe-Protokoll Vermieter 2026 – Checkliste + Anleitung

Wohnungsübergabeprotokoll für Vermieter: Vollständige Checkliste für Einzug und Auszug. Mängel dokumentieren, Zählerstände erfassen, Schlüssel protokollieren.

Wohnungsübergabe-Protokoll Vermieter 2026 – Checkliste + Anleitung

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten wende dich an einen Fachanwalt für Mietrecht. Stand: März 2026.

Ohne Übergabeprotokoll stehst du als Vermieter bei Schäden ohne Beweise da. Wer hat den Kratzer im Parkett verursacht? Wann ist der Fleck an der Decke entstanden? Ohne Dokumentation ist das kaum zu klären – und die Beweislast liegt beim Vermieter (BGH, VIII ZR 71/08).

Ein ordentliches Übergabeprotokoll dauert 30 Minuten. Es kann dir Tausende Euro sparen.

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Warum ein Übergabeprotokoll Pflicht sein sollte

Gesetzlich vorgeschrieben ist das Übergabeprotokoll nicht. Aber es gibt kaum etwas Dümmeres, als darauf zu verzichten. Hier ist warum:

Beim Einzug dokumentierst du den Zustand der Wohnung. Jeder vorhandene Mangel wird festgehalten. Wenn der Mieter später auszieht, weißt du genau, was schon vorher da war.

Beim Auszug vergleichst du den Ist-Zustand mit dem Einzugsprotokoll. Neue Schäden? Fehlende Schlüssel? Unrenoviert, obwohl im Vertrag vereinbart? Alles dokumentiert, alles beweisbar.

Ohne Protokoll stehst du vor Gericht mit leeren Händen. Die Beweislast liegt beim Vermieter (BGH, VIII ZR 71/08).

Was muss ins Übergabeprotokoll?

Kopfdaten

  • Datum und Uhrzeit der Übergabe
  • Adresse der Wohnung (Straße, Hausnr., PLZ, Ort, Etage, Lage)
  • Art der Übergabe: Einzug oder Auszug
  • Anwesende Personen: Vermieter (oder Vertreter), Mieter, ggf. Zeuge
  • Unterschriften aller Anwesenden am Ende

Raumweise Zustandsdokumentation

Geh jeden Raum einzeln durch und dokumentiere:

Wände und Decken:

  • Zustand (frisch gestrichen, Abnutzungsspuren, Löcher, Risse, Flecken)
  • Farbe (weiß, Farbanstrich des Mieters)
  • Feuchtigkeit oder Schimmelspuren

Böden:

  • Art (Parkett, Laminat, Fliesen, Teppich, PVC)
  • Zustand (Kratzer, Dellen, Flecken, lose Stellen)

Fenster und Türen:

  • Funktionsfähigkeit (schließen, öffnen, kippen)
  • Zustand der Dichtungen
  • Rollläden / Jalousien funktionsfähig?
  • Kratzer oder Beschädigungen am Rahmen

Sanitär (Bad und Küche):

  • Wasserhähne (tropfen, Kalkablagerungen)
  • Abflüsse (verstopft, langsam)
  • Toilette (Spülung, Sitz, Dichtungen)
  • Fugen (Zustand, Schimmel)
  • Fliesen (Risse, lose Fliesen)

Elektrik:

  • Steckdosen funktionsfähig?
  • Lichtschalter funktionsfähig?
  • Lampenanschlüsse vorhanden?

Heizung:

  • Heizkörper funktionsfähig?
  • Thermostate in Ordnung?
  • Entlüftungsschlüssel übergeben?

Zählerstände

Das vergessen viele – und es führt zu Streit bei der Nebenkostenabrechnung.

ZählerZähler-Nr.Stand
Strom
Gas
Wasser (kalt)
Wasser (warm)
Heizung

Praxis-Tipp: Fotografiere jeden Zählerstand. Das Foto zeigt Datum (Metadaten) und den exakten Stand – besser als jede handschriftliche Notiz.

Schlüssel

Alle übergebenen Schlüssel einzeln auflisten:

SchlüsselAnzahl
Haustür
Wohnungstür
Briefkasten
Keller
Garage / Stellplatz
Sonstige

Beim Auszug: Alle Schlüssel zurück? Anzahl stimmt? Fehlende Schlüssel notieren – das Nachmachen (oder Schlosswechsel) geht auf Kosten des Mieters.

Vorhandene Ausstattung

Was gehört zur Wohnung und bleibt? Dokumentiere:

  • Einbauküche (Herd, Backofen, Spüle, Arbeitsplatte, Oberschränke)
  • Waschmaschinenanschluss
  • Markise oder Balkonverkleidung
  • Spiegel im Bad
  • Handtuchhalter
  • Rauchmelder (Anzahl und Standort – in Neu- und Umbauten bundesweit Pflicht; für Bestandsbauten gilt in Sachsen nur eine eingeschränkte Regelung)
  • Briefkastenanlage

Mängel richtig dokumentieren

Detailliert beschreiben

Nicht: “Kratzer im Flur”

Sondern: “Kratzer im Parkettboden, Flur, ca. 15 cm lang, vor der Garderobe, Tiefe ca. 1 mm”

Je präziser die Beschreibung, desto besser die Beweiskraft.

Fotografisch festhalten

Pro Mangel mindestens 2 Fotos:

  1. Übersichtsfoto – zeigt, wo im Raum der Mangel ist
  2. Detailfoto – zeigt den Mangel aus der Nähe

Tipps für gute Dokumentationsfotos:

  • Tageslicht oder gute Beleuchtung
  • Maßstab zeigen (Lineal, Münze neben dem Schaden)
  • Kamera-Datum aktiviert lassen (EXIF-Daten als Beweis)

Kategorisieren

Unterscheide zwischen:

  • Normaler Abnutzung – muss der Vermieter tragen (§ 538 BGB). Beispiele: leichte Verfärbungen an Wänden, minimale Laufspuren im Teppich, kleine Kalkreste an Armaturen
  • Beschädigung durch Mieter – geht auf Kosten des Mieters. Beispiele: Löcher in Türen, Brandflecken im Boden, abgerissene Türgriffe
  • Vorhandener Mangel (bei Einzug) – wurde so übernommen, Mieter ist nicht verantwortlich

Einzug vs. Auszug – Unterschiede

Bei Einzug

  • Alle vorhandenen Mängel dokumentieren (schützt den Mieter)
  • Zählerstände ablesen und an Versorger melden
  • Schlüssel übergeben und zählen
  • Rauchmelder prüfen (Funktionstest mit Testknopf)
  • Mieter auf Hausordnung hinweisen
  • Renovierungszustand dokumentieren: Wurde die Wohnung renoviert übergeben? Das ist entscheidend für die Schönheitsreparaturpflicht (siehe Mietvertrag-Klauseln)

Bei Auszug

  • Zustand mit Einzugsprotokoll vergleichen
  • Neue Mängel separat auflisten
  • Schönheitsreparaturen geprüft? (Nur wenn vertraglich wirksam vereinbart UND Wohnung renoviert übernommen)
  • Alle Schlüssel zurückerhalten?
  • Briefkasten geleert?
  • Klingel-/Briefkastenschild entfernt?
  • Nachsendeauftrag eingerichtet? (Hinweis an Mieter)

Wichtig: Im Auszugsprotokoll notieren, ob der Mieter den Mangeln zustimmt oder widerspricht. Wenn beide unterschreiben, ist das ein starkes Beweismittel.

Ablauf der Wohnungsübergabe

Vorbereitung (1 Tag vorher)

  1. Einzugsprotokoll bereitlegen (bei Auszug: Vergleichsexemplar)
  2. Klemmbrett, Stift, Handy für Fotos
  3. Maßband für Schadendokumentation
  4. Taschenlampe für dunkle Ecken (Keller, Dachboden)
  5. Schlüsselliste ausdrucken

Durchführung (ca. 30–45 Minuten)

  1. Gemeinsam jeden Raum begehen – nicht eilen lassen
  2. Von oben nach unten: Decke → Wände → Fenster → Boden
  3. Alle Funktionen testen: Wasserhähne aufdrehen, Rollläden hoch/runter, Steckdosen prüfen (Ladegerät mitnehmen)
  4. Zählerstände ablesen und fotografieren
  5. Schlüssel übergeben/zurücknehmen und zählen
  6. Keller und Nebenräume nicht vergessen
  7. Protokoll vor Ort gemeinsam unterschreiben – nicht nachschicken

Nachbereitung (gleicher Tag)

  1. Fotos sichern – auf PC übertragen, nicht nur auf dem Handy lassen
  2. Protokoll scannen – digitale Kopie anlegen
  3. Zählerstände melden – an Strom-, Gas-, Wasserversorger
  4. Kaution dokumentieren – Eingang bestätigen (Einzug) oder Rückzahlungsfrist notieren (Auszug)

Häufige Fehler bei der Übergabe

1. Kein Zeuge dabei

Wenn nur du und der Mieter anwesend sind und es später Streit gibt, steht Aussage gegen Aussage. Ein Zeuge (Nachbar, Partner, Hausmeister) stärkt deine Position erheblich.

2. Unter Zeitdruck durchführen

“Der Transporter wartet, können wir das schnell machen?” – Nein. Nimm dir die Zeit. 30 Minuten gründlich ist besser als 10 Minuten oberflächlich mit 5.000 € Folgekosten.

3. Keller und Garage vergessen

Der Keller wird bei der Übergabe häufig übersehen. Zurückgelassene Gegenstände, Feuchtigkeitsschäden oder Schimmelbildung fallen dann erst Wochen später auf – wenn der Mieter längst ausgezogen ist.

4. Mängel mündlich vereinbaren

“Ich mache das dann noch” – ohne schriftliche Vereinbarung wertlos. Wenn der Mieter bei Auszug Mängel beseitigen soll, schreib es ins Protokoll mit Frist.

5. Protokoll nicht sofort unterschreiben

Ein Protokoll, das erst Tage später per E-Mail kommt, hat deutlich weniger Beweiskraft als eines, das vor Ort gemeinsam unterschrieben wurde.

Checkliste: Wohnungsübergabe

Vorbereitung

  • Leeres Übergabeprotokoll ausgedruckt (2 Exemplare)
  • Bei Auszug: Einzugsprotokoll zum Vergleich dabei
  • Klemmbrett + Stift
  • Handy geladen (Fotos!)
  • Maßband
  • Taschenlampe
  • Schlüsselliste
  • Zeugen organisiert

Räume durchgehen

  • Flur / Eingang
  • Wohnzimmer
  • Schlafzimmer
  • Kinderzimmer / Arbeitszimmer
  • Küche
  • Bad / WC
  • Balkon / Terrasse
  • Abstellraum
  • Keller
  • Dachboden
  • Garage / Stellplatz
  • Treppenhaus (Bereich vor der Wohnung)

Pro Raum prüfen

  • Wände + Decke (Zustand, Farbe, Löcher)
  • Boden (Kratzer, Flecken, Beschädigungen)
  • Fenster + Türen (Funktion, Dichtungen)
  • Steckdosen + Schalter (Funktion)
  • Heizkörper (Funktion, Thermostat)
  • Wasserhähne (Tropfen, Kalk)
  • Abflüsse (verstopft?)

Zählerstände

  • Strom (Zähler-Nr. + Stand)
  • Gas (Zähler-Nr. + Stand)
  • Wasser kalt (Zähler-Nr. + Stand)
  • Wasser warm (Zähler-Nr. + Stand)
  • Heizung (Zähler-Nr. + Stand)
  • Alle fotografiert

Schlüssel

  • Haustür (Anzahl: ___)
  • Wohnungstür (Anzahl: ___)
  • Briefkasten (Anzahl: ___)
  • Keller (Anzahl: ___)
  • Garage (Anzahl: ___)
  • Sonstige (Anzahl: ___)

Abschluss

  • Protokoll von beiden Parteien unterschrieben
  • Jede Partei erhält ein Exemplar
  • Fotos gesichert
  • Zählerstände an Versorger gemeldet

Häufige Fragen

Muss der Mieter bei der Übergabe dabei sein?

Nein – aber es ist dringend empfohlen. Ohne den Mieter kannst du den Zustand dokumentieren, aber der Mieter kann später alles bestreiten. Am besten: gemeinsamer Termin mit beiderseitiger Unterschrift.

Was, wenn der Mieter nicht zur Übergabe erscheint?

Dokumentiere den Zustand der Wohnung trotzdem mit einem Zeugen und Fotos. Sende dem Mieter das Protokoll per Einschreiben und setze eine Frist für Stellungnahme. Im Zweifel anwaltlich beraten lassen.

Wer zahlt für Schäden, die im Protokoll stehen?

Neue Schäden (nicht im Einzugsprotokoll) gehen grundsätzlich zulasten des Mieters. Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB) — normale Abnutzung wie Laufspuren oder leichte Verfärbungen geht zulasten des Vermieters.

Wie lange habe ich Zeit, Mängel geltend zu machen?

Ansprüche auf Schadensersatz wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in 6 Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem der Vermieter die Mietsache zurückerhält (§ 548 Abs. 1 BGB). Deshalb: zeitnah prüfen und dokumentieren.

Kann ich die Kaution sofort einbehalten?

Nein. Du darfst die Kaution für berechtigte Forderungen einbehalten (offene Miete, Schäden, ausstehende NK-Abrechnung), aber du musst die Abrechnung innerhalb einer angemessenen Frist erstellen. In der Praxis: 3–6 Monate.

Bonus: Diese Checkliste als druckfertiges PDF

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Fazit

Ein gutes Übergabeprotokoll ist deine Versicherung gegen Streit. 30 Minuten Aufwand bei Einzug und Auszug können dir Tausende Euro und monatelangen Ärger ersparen.

Die wichtigsten Regeln: Jeden Raum systematisch durchgehen, alles fotografieren, Zählerstände ablesen, Schlüssel zählen – und das Protokoll vor Ort gemeinsam unterschreiben.

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